LEDA EU PROJEKT

9. PROJEKTLEDNING,KONTROLLochKOMMUNIKATION

PROJEKTLEDNING

Projektledare

Ledningsgrupp?

–Ekonomiansvarig?

–Publicitet?

–Utvärderare / följeforskare?

–Ansvarig handläggare för olikaaktiviteter?

Ledare för partners delprojekt?

Referensgrupp?

Hur kan du få alla partners ochmedarbetare att fullfölja projektet “ontime, on target and within the budget”?

Kommunikation

Hur skall projektledaren / teamet kommunicera?

Hur ofta?

På vilket sätt?

Med vem?

Kontroll (uppföljning):

Hur ska du kunna veta vad dina kollegor och partnershåller på med?

…och att de gör rätt?

1. Kommunikation

Den underliggande orsaken till attprojekt går dåligt eller misslyckas äroftast att medarbetare och partnersoch partnernas personal inte vet vadsom ska göras eller vilka regler somgäller

Vad måste kommuniceras– få partners & kollegor att förstå villkoren

Vad som måste göras

När varje element måsta vara avslutat

Projektets absoluta deadline

Att detta är ett EU projekt

EU:s villkor för projekt – och för just din fond

Budgetens omfattning – och vad varjeavdelning i din organisation och partnerskommer att få

Varför arkivering är superviktig

Kommunicera

Utbildning för all personal om hur EU projektfungerar och vilka reglerna är

Regelbundna möten

Rapportering minst varje kvartal från all relevantpersonal och partners

Newsletter?

Website?

Intern poster-site / blog / noticeboard?

Möten med partners

Styrelsemöten

Möten för ledningsteamet

Kommunikation

Bäst av allt

en bra projekt handbok

Den ska ges till alla som jobbar i projektet- egen personal- partners- partners personal

Vad en bra projekthjälpreda skallinnehålla

En kopia av ansökan

Projektets målsättningar

En sammanfattning av projektets aktiviteter

Tidtabell

En förklaring av den relevanta fondens regler& vad som händer om reglerna bryts ellerpapper slarvas bort

Alla blanketter, som mottagaren skall fylla isamt deadlines för rapportering

Organisationens jämställdhetsplan

Kommunikation kan också betyda

att hålla andra mera utanförstående grupperinformerade:

Deltagarna

Personal som inte är involverade i projektet

Relevanta grupper i ert samhälle(skolor, fullmäktigeledamöter, relevantaorganisationer, grannar ….)

Folk på er ort

Hur?

Handbok för deltagare

Newsletters: hard copy eller e-mail

Website

Evenemang

Open days

Publicitet / synliggörande

2. Kontroll: vad måste kollas?

Projekt med deltagare

Rekryteringen av deltagare

Registrering av deltagare:

–Stödberättigade

–identitet

Deltagarnas närvaro och aktiviteter

Utvecklingen av kostnaderna

Att all dokumentation sparas

Att upphandling skett enligt reglerna

Kontroll: vad måste kollas?

Infrastrukturprojekt

 Planens utveckling

 Upphandling enligt svensk och EU lag

 Byggnationen

 Utvecklingen av kostnaderna

 och medfinansieringen

 Att all dokumentation sparas

Hur utövar man kontroll

Blanketter för allt som skallreporteras eller redovisas

Alla parters måste använda sammabanketter- låt inga partners eller kollegoruppfinna egna

Regelbunden insamling avmaterial på papper eller via e-post

Hur utövar man kontroll

Besök på plats

Samla alla papper hos denledande partnern

Betala inte partners ochunderleverantörer förrän deskickat in redovisning(går ofta inte i sektorsfonderna)

Kontrollbesök

 Kontrollanten bör ha en lista övervad som ska kontrolleras

Kontrollanten ska markeraresultatet av inspektionen i listan