Kompetens ihögskoleadministrationen
Sara Karlsson och Malin Ryttberg
Vilka är vi?
Malin Ryttberg
•Kvalitetssamordnare, planerings- ochutredningsavdelningen, KTH:s universitetsförvaltning
•Doktorand, skolan för teknikvetenskapligkommunikation och lärande, KTH
•Central samordnare i AAE-projektet
•Forskningsintresse; förändring i högskolesektorn
Sara Karlsson
•Utredare, planerings- och utredningsavdelningen,KTH:s universitetsförvaltning
•Doktorand, skolan för teknikvetenskapligkommunikation och lärande, KTH
•Delprojektledare i AAE-projektet
•Forskningsintresse; administratörers roller ihögskolesektorn
2
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
ADMINISTRATIVEASSESSMENT EXERCISE(AAE) 2014
Utvärdering av KTH:sadministration
3
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Varför en utvärdering av administrationen?
Ökad kvalitet i administrationen
Ökad kunskap om utvärdering och kvalitetsarbete blandadministrativ personal
Ökad synlighet för det administrativa arbetet
4
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Vad utvärderades?
1.Utbildningsprocessen ur systemstöd- och studentperspektiv/Studie-och karriärvägledning
2.Lokalförsörjning
3.Rekrytering, befordran, anställning av fakultet
4.Arbetsmiljö, komplicerade personalärenden
5.Internationella studenter
6.Avtalshantering
7.Stöd till externfinansiering
8.a. Innovation och b. samverkan
9.Dokumenthantering
10.Controllerfunktion, prognoser, budget, uppföljning
11.Internkommunikation
12.Upphandling
13.Uppföljning av utbildning och forskning
14.Internrevisionens granskningsprocess
5
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Hur gjordes utvärderingen?
6
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Vad bedömdes?
ServiceKostnad
Kompetens
7
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Vad visade utvärderingen?
•KTH ett föränderligt universitet med ”växtvärk”
•ny profil på administrationen: mer fakultetsstöd, mindremyndighet
•konflikt mellan innovation/risktagande ochförutsägbarhet/riskminimering
•ju snabbare förändringstakt desto svårare att etableraadministrativa processer
•Kompetensen hos medarbetarna är hög, men användsinte optimalt - inte tillräckligt verksamhetsnära
•Vår decentraliserade organisation – otydligt vad som skagöras centralt respektive på skolorna
8
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
(forts.)
•Vårt arbetssätt behöver utvecklas
•Processorientering – välutvecklat på vissa håll men inte överallt
•Att arbeta strategiskt, tillsammans med akademin
•Samarbetet över avdelningsgränserna behöver förbättras
•Strategier, checklistor och mallar önskas
•Standardisering kontra skräddarsydda lösningar
•Kommunikationen behöver förbättras
9
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Vad händer nu?
•Uppföljningen är denviktigaste delen!
•Lämnas över till linjen –kontinuitet ochengagemang
•Utvecklingsprojekt –hundratals små + ett fåtalstörre, strategiska
•Princip: många små steg
10
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Vilka var de största frågorna?
Kulturella aspekter, relationer, kunskap och förståelse, dialog
–mellan fakultet och administration
–mellan skolor och universitetsförvaltning
–inom universitetsförvaltningen
Organisation: centralisering vs. utlokalisering, integrerad vs.parallell administration
Arbetsformer: processtänkande
Några sakområden: avtalshantering, internationella studenter,IT-utveckling och IT-stöd
11
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
EN ANNAN FORTSÄTTNINGPÅ AAE…
Vår forskning omadministration i högskolan
12
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
StARS - Strategic Action and ResponseStrategies in a Changing Swedish HigherEducation Landscape 1993--2013
•Mål: Fördjupad förståelse för inom lärosätena centraltinitierade strategiska förändringar.
•Forskningsfrågor:
•Hur responderar u/h på externa krav?
•Hur navigerar u/h mellan att vara autonoma strategiskaaktörer och samtidigt mottagliga och lyhörda föruppdragsgivarna?
•Hur legitimerar u/h internt förändringsarbete?
•Vilka skillnader finns mellan lärosätens agerande ocheventuell koppling till profil, status och förutsättningar?
13
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Några påståenden……
•Administrationen bara växer och växer…
•Administrationen tar resurser från utbildning ochforskning…
•Administrationen tar för mycket tid av akademikerna, ökadsjälvadministration…
•Administratörerna styr över resursfördelningen ochsäkerställer först sin egen överlevnad …
•Kärnverksamhet vs stödverksamhet eller…
14
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Administratörer i världen….och idag!
15
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Forskningsprojekt om administrativa roller
•Ökad förståelse för administrativa roller för att få ett bättreunderlag för förbättring av verksamheten
•Nyansering av debatten där administrationen underförståttväxer och kostar mer…..
•….och där effektivisering ofta är att minska kostnader……
16
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
VAD VET VI?
17
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Administration….vad är det?
”administration är allt skapande och
all insamling, bearbetning, sammanställning
och avrapportering av information till olika
Intressenter /…./ som syftar till att upprätthålla, samordnaoch styra ett organiserat system av något slag /…../ över tidoch rum.”
*Administrationssamhället, Forsell&Ivarsson Westerberg 2014
18
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Administration i högskolesektorn – vad ärdet?
Administration kan vara:
•Arbetsuppgifter som utförs av personal anställda somadministratörer.
•Lärare och forskare som utöver undervisning ochforskning ska ägna sig åt administrativt arbete. Exempel:
•Administration kopplad till forskning undervisning
•Ingå i beslutande organ på lärosätet
•Delta i utvärderingar
•Uppdrag som prefekt, studierektor, expertuppdrag.
•Eller helt enkelt: Stödja kärnverksamhetens genomförande.
19
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
En administratör…..?
20
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Administratörer i högskolesektorn –officiella definitioner och indelningar
•SCB:
•Teknisk personal
•Bibliotekspersonal
•Administrativ personal
I relation till totalt antal anställda – inkl. doktorander
•UKÄ :
•Bibliotekspersonal – egen grupp
•Övrig personal:
–Teknisk och administrativ personal, lokalvårdare ocharvodister
I relation till totalt antal anställda – exkl. doktorander (=studerande)
21
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Antal anställda – tre kategorier
22
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Indexerad förändring av antalet anställda –bas 2001
*Adm. ökat 31%
*Akad. ökat 61%
23
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Exempel från några lärosäten…..
24
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Administratörer och data – vad finns?
•Administratörernas utbildningsnivå:
•8% har doktorsexamen – dubblering sedan 1995
(Källa: SCB: PS2 Antal anställda fördelade efter utbildningsnivå, kön och anställningskategori 2014)
•48% (2009) har minst 3-årig högskoleutbildning – ökat från 31% 1995.
•Akademikernas fördelning av arbetstiden 2011:
•41 procent av tiden åt forskning -
•22 procent åt undervisning på grund och avancerad nivå
•35 procent av tiden åt övriga uppgifter
–varav administration 10%
Källa: UKÄ: Effektivitetsanalys 2014:1 – Hur använder lärare, forskare och doktorander sin arbetsid? En studie baserad påårsverksdata
25
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Administratörernas yrkesbakgrund -nyrekryterade:
26
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
VAD VILL VI VETA?
27
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Benämningar – samma eller olika?
AdministratörHandläggare
Utredare
Kvalitetssamordnare
Akademisk stödpersonalIcke akademisk personal
Controller
Generalist
Specialist
Projektledare
28
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Tidigare studier om administratörer: någraexempel
29
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Forskning om administratörer i ”thirdspace” (Whitchurch)
”Third space”- gränslandet mellan akademiker och icke-akademiker
•Administratörer kan verka i olika domäner
•Kunskapsdomänen
•Institutionella domänen
•Sektordomänen
•Projektdomänen
•Administratörers identitet kan vara
•Bounded
•Crossboundary
•Unbounded
•Blended
30
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Vi vill veta mer om…
•Hur ser det ut på svenska lärosäten – finns det”cross-boundary professionals” som verkar inom”third space” även här?
•I så fall – vilken roll spelar dessa administratöreri lärosätenas strategiska utveckling – attimplementera planer och policyer av olika slag?
t.ex. internationalisering, ranking/forskningsstöd,näringslivssamverkan…
31
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
KTH:s indelning av administratörer i AAE
32
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Vem är det som bestämmer….?
33
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Att söka svar på……1(2)
•Hur har utvecklingen sett ut för administrativa funktioner/roller vid svenska u/h?
•Funktioner och roller – försvunna, förändrade, nya….
•Hur ser kopplingen ut mellan utvecklingen ochadministratörernas utbildningsbakgrund ochyrkeserfarenheter?
•Lärosäteskultur – vem är administratören i kulturen? Ellerfinns det flera kulturer?
•I huvudet på en administratör – identitet?
34
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Att söka svar på……2(2)
•Vilka möjliga förklaringar finns till utvecklingen?
•Reformer?
•Internationalisering?
•IT-utvecklingen?
•New Public Management och Audit society?
•Nya kategorier av administratörer?
35
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Avslut
•Administrationen bara växer och växer….nja, andelen administratörerväxer i alla fall inte mer än akademikerna ….
•Administrationen tar resurser från utbildning ochforskning…beror av vilket stöd utbildning och forskning behöver och vill ha, betalar för…..
•Administrationen tar för mycket tid av akademikerna, allsjälvadministration….vilken administration borde inte akademikerna göra då?
•Administratörerna styr över resursfördelningen ochsäkerställer först sin egen överlevnad …är det så?
•Kärnverksamhet vs stödverksamhet eller……är stödverksamheten/administrationen faktiskt en del av kärnverksamheten?
36
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Administratören…..nu och i framtiden?!
37
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Frågor och funderingar?
38
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG
Tack!
39
SARA KARLSSON MALIN RYTTBERG